Kaks aastat tagasi, 2012. aasta alguses käivitas If Kindlustus uue kontoripinna leidmise ja seniste hoonete müügi projekti. Nüüd, tagantjärele vaadates, hindab ettevõtte haldusosakonna juht Algis Suik projekti pikkust optimaalseks. „Keerulisemaks ja pikemaks muutis protsessi soov lahendada ühekorraga nii uue kontori leidmine kui olemasoleva müük,“ selgitas ta ja lisas: „Ainult uue üüripinna leidmine oleks kindlasti kiiremini läinud.“
Tema sõnul on keeruline öelda, milline on mõistlik aeg uue äripinna leidmiseks ja kolimiseks. Pigem tuleb võtta arvesse paljusid asjaolusid. „Küll aga julgen soovitada pigem varuda aega rohkem kui vähem. Aega kipub alati väheks jääma.“
Mõtteid uuele äripinnale kolida mõlgutas If Kindlustus juba aastaid, sest senine pind oli muutunud ebaefektiivseks nii halduskulude kui ka ruutmeetrite poolest töötaja kohta, rääkis Suik. Kindlustuse töötajad jagunesid kahe maja vahel, mis ei olnud logistiliselt parim lahendus.
Uue kontori puhul tõi Suik eraldi välja If Kindlustuse hea läbisaamine majaomaniku esindajaga, tänu millele on kolimise järel tekkinud muredest enamik leidnud kiire lahenduse. „Praegu võib murekohaks pidada parkimist, sest esialgu kokkulepitud kohtade arv pole praeguse seisuga siiski piisav,“ selgitas ta.
Ingmar Saksing, LVM Kinnisvara juhatuse liige
Kolisime aasta alguses oma Pärnu Rüütli tänava büroo ümber suuremale pinnale Endla teatri majja. Kolimise põhjus oli ruumipuudus ja asjaolu, et meeskond vajab lähiajal lisa.
Loomulikult soovime luua mugava töökeskonna, sest kontoris veedame me rohkem aega kui kodus. Samas tahame, et meie kliendid saaksid kontorile ligi, kuid Rüütli tänaval ei olnud see võimalik. Veel on oluline ligi pääseda ratastooliga ja palju annab juurde bussipeatuse lähedus. Kõik need tingimused on meil uues kohas täidetud. Keskkond peab olema mugav, sest inimesed eelistavad kohti, kus käivad ka teised inimesed.
Uus äripind annab meile ka suure aknapinna, mida saame kasutada reklaampinnana. Meil on Pärnus pakkumisel keskmiselt 500 objekti, aga need ei mahtunud kaugeltki ära meie Rüütli tänava kontori aknale.
Kolimine läks valutult, kuna kogu kontorimööbel on valitud selline, et ühe tunniga jõuab selle kokku panna, uuele pinnale viia ja uuesti üles panna.
Margus Jõesaar, kolimisteenuse pakkuja Move On OÜ tegevjuht
Kolimist tasuks planeerida võimalikult pikalt ette. Varuge aega planeerimisele ja jätke seda ka kolimisfirmale. Näiteks keskmise või suur ettevõtte puhul on üks kuu etteteatamiseaega piisav. Kolimise hinda aastaeg ja ilm ei mõjuta, kuid hinda tõstab kiirteenus, näitkes kui tellida kolimine vaid paaripäevase etteteatamisega. Kolimise hind aga ei peaks valiku tegemisel ainus kriteerium olema. Turul on ettevõtteid, kes teevad küll paremana näiva hinnapakkumise, kuid ei suuda tagada kvaliteeti või on liiga aeglased ja seetõttu kannatab ümberkolitava ettevõtte töökorraldus. Usaldust ei saa osta, see tuleb välja teenida!
1. Mõtle läbi olulised valikukriteeriumid. „Kriteeriume oli mitu: asukoht, ruumilahenduste paindlikkus, parkimise võimalused, energiaefektiivsus, üürihind. Kindlat järjekorda me ei seadnud, vaid vaatlesime objekte tervikuna. Vähetähtis ei olnud ka pakkuja taust ning võimekus pakutav pind kokkulepitud ajaks üle anda,“ rääkis If Kindlustuse haldusjuht Algis suik.
2. Kolmveerand kogu otsinguprojektist peaks olema variantide analüüs ja läbirääkimised. „Lihtne nõuanne: üheksa korda mõõda, üks kord lõika,“ soovitab Suik meeles pidada ka kinnisvara valimisel.
3. Kahanda valikut voor kaupa. „Saime äripinna pakkumisi umbes 15 millest mõni oli läbi kaalumata ning konkreetse nägemuseta,“ ütles Suik. „Esimese valikuvooru tulemusel jäi sõelale viis, millele palusime lisainformatsiooni ning andsime võimaluse pakkumisi tutvustama tulla. Lõppvooru pääses kolm pakkujat, kelle seast valisimegi välja Ülemiste City.
4. Tööta läbi üürileping. „Kindlasti ei tohiks kohe ja kinnisilmi nõustuda üürilepingu tingimustega. Vaikimisi on need üürileandja poole kaldu,“ selgitas Suik.
5. Tunne huvi, kes on üürileandja. Sõltuvalt üüriperioodi pikkusest tuleb arvestada muutustega ruumivajaduses, samuti muutub pikema perioodi puhul märksa olulisemaks ka üürileandja jätkusuutlikkus.
6. Selgita, mis on üürileandja tegelik huvi. „Valmiva üüripinna valikul on oluline selgeks teha, kas pakkumise teinud arendajast saab ka üürileandja,“ tõi Suik näite.
7. Töötajate kaasamine otsusesse. „Oluliste otsuste tegemiseks oli meil ellu kutsutud juhtgrupp,“ rääkis Suik. Töötajad kaasati kolimisperioodi lähenedes üha enam. If Kindlustuses moodustati töögrupp uue kontori pehmete väärtuste kujundamiseks, internetti tehti rubriik, kus töötajad said ettepanekuid esitada.
1. Alusta kolimise ettevalmistamist aegsasti. „Ettevalmistav periood algas pakkumiste võtmisest ja kulmineerus viimaste asjade kokku- või ülespanekuga uues kontoris. Kokku oli seda umbes pool aastat. Tihedam suhtelmine kolimisfirmaga algas umbes kuu enne kolimist,“ rääkis If Kindlustuse haldusosakonna juht Aigis Suik.
2. Kolimisteenust valides otsi firma kohta sõltumatut tagasisidet. „Kuigi hind on oluline, ei tohiks see olla peamine valikukriteerium,“ soovitas haldusjuht.
3. Kolimisprotseduur tuleb kolijatega võimalikult detailselt paika panna. „Kunagi pole liiast kokkulepitu veel kord üle kontrollida.“
4. Võimalusel hajuta kolimist. Varem saab ära kolida kõik selle, mida iga päev ei kasutata. „Seadsime enale eesmärgiks tööpäevi mitte kaotada ja tänu hajutamisele saime põhikolimise tehtud reede õhtu ja laupäevaga,“ rääkis Suik.
5. Määra kordinaator. „Kindlasti peab olema üks isik, kes kogu kolimist koordineerib. Tema peab tagama kõigi töötajate informeerituse,“ ütles Suik.
6. Väldi keerukaid skeeme. „Oluline on teada, millal keegi midagi tegema peab, mis peab olema pakitud, mis tuleb ise kaasa võtta ning kuidas algab töö uues kontoris.“
Allikas: Äripäev, 25.02.2014
Jäta oma number - selgitame välja!
